Zásady zpracování osobních údajů Kliniky TES

Verze pp-tes-0.2.3-CZ.

Úvod

V Klinice TES s.r.o. („Klinika TES“, „my“, „nás“, „naše“) si velmi vážíme vaší důvěry. Tyto Zásady vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je používáme, komu je předáváme a jaká máte práva.

Klinika TES poskytuje digitální služby, nezdravotní wellbeing poradenství a zprostředkovává kontakt s externími odborníky. Nejsme poskytovatelem zdravotních služeb podle zákona č. 372/2011 Sb.

Používáním našich služeb potvrzujete, že jste se seznámili s těmito Zásadami.

O službách Kliniky TES

Klinika TES poskytuje tyto služby:

Digitální služby

• Webové portály www.klinikates.cz, www.sleepfactory.cz, www.daruj-spanek.cz
• Aplikace SleepFactory – vzdělávací a preventivní aplikace
• Aplikace SleepFactory TE – vzdělávací, komunikační a monitorovací aplikace

Nezdravotní poradenství

Poradenské, vzdělávací a podpůrné služby v oblasti spánku, návyků, stresu a duševního wellbeingu. Nejedná se o zdravotní službu – neprovádíme diagnostiku ani léčbu.

Zprostředkování služeb externích odborníků

• Registrovaní poskytovatelé zdravotních služeb (např. klinický psycholog, psychiatr)
• Nezdravotní poradci, koučové, lektoři

U těchto služeb Klinika TES působí jako zprostředkovatel, nikoli poskytovatel.

Jednotlivé služby nebo skupiny služeb se mohou řídit svými vlastními Zásadami. V případě rozporu se uplatní Zásady konkrétní služby.

Jaké údaje shromažďujeme

Identifikační a kontaktní údaje

• jméno
• příjmení
• e‑mail
• telefon

Údaje o využívání našich služeb

• rezervace a jejich historie
• informace o poptávané službě
• objednávky a jejich stav
• platební metadata

Komunikační údaje

• obsah dotazů adresovaných nám
• metadata komunikace (čas, způsob)

Technické údaje

• IP adresa
• typ zařízení a prohlížeče
• logy a diagnostická data

Naše webové stránky nepoužívají cookies. Návštěvnost měříme anonymně, bez identifikace jednotlivých návštěvníků.

Údaje dobrovolně sdělené uživatelem

• popis preferencí nebo témat konzultace
• demografické údaje
• data o spánku nebo životním stylu

Tyto údaje nejsou zdravotními údaji.

Jak údaje používáme

Poskytování služeb

• zřízení a správa účtu klienta
• rezervace, koordinace služeb a komunikace
• poskytování nezdravotního poradenství a vzdělávání

Zlepšování a ochrana služeb

• technická analytika
• prevence zneužití
• řešení incidentů

Pro tyto účely údaje využíváme agregovaně a/nebo jako pseudonymizovaná data, kdykoliv je to možné.

Marketing našich služeb a služeb externích odborníků

• mailing list / newsletter
• Facebook, Instagram, LinkedIn

Právní základ zpracování

Právní základy pro zpracování vašich údajů zahrnují:

Plnění smlouvy – čl. 6(1)(b) GDPR

Tento základ používáme vždy, když je zpracování nezbytné k tomu, abychom vám mohli poskytovat naše služby:

• rezervace a organizace konzultací
• poskytování wellbeing poradenství
• poskytování digitálních služeb
• komunikace ohledně služeb
• administrace účtu a plateb

Oprávněný zájem – čl. 6(1)(f) GDPR

Používáme jej pro účely, které jsou součástí běžného provozu:

• bezpečnost systémů, prevence zneužití
• ochrana před útoky a podvody
• nezbytná technická analytika (např. logy)
• zlepšování našich služeb

Náš oprávněný zájem nepřevažuje nad vašimi právy na soukromí.

Souhlas – čl. 6(1)(a) GDPR

Používáme v následujících případech:

• dobrovolné sdělení citlivějších údajů v běžné komunikaci
• marketingová komunikace

Souhlas můžete kdykoli odvolat bez dopadu na možnost čerpat služby. Odvolání neomezuje zákonnost dřívějšího zpracování.

Citlivé údaje – čl. 9 GDPR

Klinika TES nezpracovává údaje o zdravotním stavu a nepoužívá právní základ čl. 9(2)(h). Pokud je využita zdravotní služba externího poskytovatele, zpracovává tento poskytovatel údaje jako samostatný správce.

Právní povinnost – čl. 6(1)(c) GDPR

Používáme, pokud to vyžaduje zákon:

• účetní a daňové povinnosti
• povinnosti při vedení obchodní evidence
• povinnosti vůči orgánům veřejné moci

Uchovávání údajů

Po uplynutí retenční lhůty údaje anonymizujeme nebo vymažeme.

Zabezpečení

Bezpečnost vašich dat je naší prioritou. Přijali jsme proto soubor technických, lidských a procesních opatření pro podporu jejího zajištění.

Uplatňujeme moderní bezpečnostní standardy, které zahrnují zejména:

• šifrování dat v přenosu i při uložení (TLS, šifrované databáze)
• řízení přístupových práv podle role (princip „need-to-know“)
• kontrolu a logování přístupů
• segmentaci systémů a oddělení prostředí
• monitoring provozu za účelem detekce anomálií nebo pokusů o zneužití
• pravidelné aktualizace a bezpečnostní patching
• zálohování a obnovu dat podle definovaného plánu

Lidská opatření

• všichni pracovníci procházejí pravidelným školením v oblasti bezpečnosti a ochrany údajů
• mají smluvní povinnost mlčenlivosti
• pracují podle zásad minimálního přístupu
• jejich kroky jsou auditovatelné v souladu s interními pravidly

Procesní opatření

Aby byla bezpečnost dlouhodobě udržitelná, máme nastavené tyto procesy:

• pravidelné interní kontroly bezpečnosti a souladu
• procedury řízení incidentů (incident response)
• pravidelný audit subdodavatelů a jejich bezpečnosti (včetně zpracovatelských smluv)
• procesy pro kontrolu přístupových práv a revizi jejich nastavení
• procesy pro minimalizaci a omezení údajů
• pravidelná kontrola potřeb a vypínání nevyužívaných služeb
• pravidelně kontrolujeme naše postupy shromažďování, ukládání a zpracování dat, abychom zamezili neoprávněnému přístupu nebo změnám

Sdílení a předávání údajů

Externí odborníci

Předáváme jen nezbytné kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon, preferovaný termín). Nikdy nepředáváme:

• zdravotní údaje
• obsah konzultací
• terapeutické poznámky

Každý externí odborník je samostatným správcem.

Poskytovatelé cloudových a IT služeb

Údaje mohou být uloženy u ověřených poskytovatelů cloudových služeb. Zpracování probíhá na základě smlouvy a v souladu s GDPR.

Orgány veřejné moci

Pouze pokud to vyžaduje zákon.

Nikdy neprodáváme osobní údaje.

Vaše práva

• Přístup k vašim údajům
• Oprava údajů
• Výmaz (smazání údajů)
• Omezení zpracování
• Přenositelnost údajů
• Právo vznést námitku
• Odvolání souhlasu
• Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Nepoužíváme vaše údaje k automatizovanému rozhodování nebo profilování, které by pro vás mělo právní nebo významné účinky. Všechny analýzy nebo návrhy jsou založeny na pravidlech a jakékoli výsledky interpretujete vy.

U údajů zpracovaných externími odborníky uplatňujete práva přímo u nich.

Soukromí dětí

Naše služby nejsou určeny osobám mladším 16 let. Pokud zjistíme, že jsme obdrželi údaje dítěte, bezodkladně je odstraníme.

Kontakt

• Kontaktní e-mail: office@klinikates.cz
• Správce údajů: Klinika TES s.r.o.
• Sídlo: Londýnská 254/7, Vinohrady, 120 00 Praha 2, IČO: 22369872
• Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): Martin Bednář (dpo@klinikates.cz)